Michael Hillert

Zu den wichtigsten Erfahrungen aus 24 Jahren als Bürgermeister gehört für mich eine eigentlich banale Erkenntnis: Man kann nicht alles gleichzeitig haben.

Das klingt selbstverständlich. Im politischen Alltag ist es das erstaunlich oft nicht.

Bürgerinnen und Bürger erwarten zu Recht eine leistungsfähige Verwaltung. Entscheidungen sollen schnell getroffen, Anträge zügig bearbeitet, Straßen und Schulen in Ordnung gehalten, Kinder betreut, Sicherheit gewährleistet und Vereine unterstützt werden. Der Gemeinderat erwartet eine Verwaltung, die neue Ideen aufgreift und politische Beschlüsse zuverlässig umsetzt. Bund und Land übertragen den Kommunen zusätzliche Aufgaben und setzen neue Standards.

Gleichzeitig sollen Verwaltungen schlanker werden. Bürokratie soll abgebaut, Personal möglichst nicht aufgestockt und Gebühren und Steuern möglichst nicht erhöht werden.

Jede einzelne dieser Forderungen kann vernünftig sein. Ihre Summe ist es nicht immer.

Die Aufgaben wachsen – das Geld nicht entsprechend mit

Geld ist begrenzt. Das war in meinen 24 Jahren als Bürgermeister nie anders. Kommunalpolitik bestand deshalb immer auch darin, Prioritäten zu setzen.

Problematischer wird es aber, wenn die finanziellen Möglichkeiten der Kommunen mit den ihnen zugedachten Aufgaben nicht mehr Schritt halten.

Viele Entscheidungen darüber, was eine Gemeinde tun muss und welche Standards dabei einzuhalten sind, werden nicht im Rathaus getroffen. Sie entstehen auf anderen staatlichen Ebenen. Umgesetzt werden müssen sie aber vor Ort. Dort werden Personal gebraucht, Räume benötigt, Verfahren organisiert und letztlich Rechnungen bezahlt.

Für Bürgerinnen und Bürger ist dabei zunächst die Gemeinde sichtbar. Sie erleben nicht die Zuständigkeitsordnung zwischen Bund, Land, Landkreis und Kommune. Sie erleben den Kindergarten, das Rathaus, die Straße oder die Bearbeitungszeit ihres Antrags.

Und dort landet am Ende auch der Widerspruch.

Von einer Kommune wird erwartet, dass sie zusätzliche Aufgaben zuverlässig übernimmt. Gleichzeitig soll sie ihren Haushalt im Griff behalten. Irgendwann lässt sich diese Rechnung nicht mehr allein durch gutes Wirtschaften lösen.

Die dauernde Hoffnung auf weniger Personal

Ähnliches habe ich beim Personal erlebt.

Die Hoffnung, eine Verwaltung müsse doch mit weniger Menschen genauso gut funktionieren können, hat mich durch meine gesamte Amtszeit begleitet. Dabei will ich den Wunsch nach einer effizienten Verwaltung überhaupt nicht kritisieren. Eine öffentliche Verwaltung ist verpflichtet, mit Geld und Personal sorgfältig umzugehen.

Wir haben das in Dettingen auch konkret versucht.

2007 haben wir unsere Verwaltungsorganisation mit Unterstützung der Gemeindeprüfungsanstalt überprüft und umstrukturiert. Das Ergebnis war beachtlich: Wir konnten zunächst 2,5 Stellen einsparen.

Das war kein theoretisches Rationalisierungspotenzial. Die Stellen waren tatsächlich eingespart.

Fünf Jahre später brauchten wir sie wieder.

Nicht, weil die Umstrukturierung gescheitert wäre. Die Aufgaben hatten zugenommen.

Für mich war das eine Erfahrung, die weit über diese 2,5 Stellen hinausweist. Man kann Abläufe verbessern. Man kann Zuständigkeiten verändern. Man kann Technik einsetzen und effizienter arbeiten. Aber wenn gleichzeitig immer neue Aufgaben hinzukommen, wird aus höherer Produktivität nicht zwangsläufig eine kleinere Verwaltung.

Das Versprechen der Technik kenne ich schon länger

Die Hoffnung, Technik werde uns Personal ersparen, ist älter als die heutige Diskussion über künstliche Intelligenz.

Ich habe Digitalisierung schon erlebt, bevor ich Bürgermeister wurde. Als Soldat an der Artillerieschule konnte ich beobachten, was die Einführung der EDV tatsächlich bewirkte. Die Zahl der Schreibkräfte in den meiner Lehrgruppe zugeordneten Inspektionen blieb unverändert. Gleichzeitig vervierfachte sich die Zahl der Mitarbeiter in der zentralen EDV der Artillerieschule.

Die Arbeit war nicht verschwunden. Sie hatte sich verändert – und zum Teil verlagert.

Als ich 2002 Bürgermeister in Dettingen wurde, stand auf meinem Schreibtisch bereits ein Desktop-Computer. Mein Vorgänger hatte ihn nach Aussagen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nie benutzt.

In meinen 24 Amtsjahren wurde aus dem Computer auf dem Schreibtisch eine weitgehend digital arbeitende Verwaltung. Fachverfahren, E-Mail und digitale Kommunikation haben Arbeitsabläufe grundlegend verändert. Vieles wurde schneller und einfacher. Manches, was früher erheblichen Aufwand verursachte, ist heute mit wenigen Arbeitsschritten erledigt.

Nur eines habe ich nicht erlebt: dass deshalb auf Dauer immer weniger Menschen notwendig geworden wären.

Wird es mit künstlicher Intelligenz diesmal anders?

Heute verbindet sich diese Hoffnung mit künstlicher Intelligenz. Und ich halte diese Hoffnung keineswegs für unbegründet.

KI kann Routinearbeiten übernehmen oder erheblich beschleunigen. Sie kann Texte vorbereiten, Informationen zusammenstellen, Daten auswerten und bei standardisierten Vorgängen unterstützen. Auch in Kommunalverwaltungen wird sie Arbeitsweisen verändern.

Ich wäre deshalb der Letzte, der technische Möglichkeiten aus Angst vor Veränderung bremsen wollte.

Aber aus meiner bisherigen Erfahrung würde ich davor warnen, Produktivitätsgewinn mit Personalabbau gleichzusetzen.

Vielleicht werden bestimmte Tätigkeiten tatsächlich verschwinden. Andere werden sich verändern. Beschäftigte werden Ergebnisse von KI prüfen, komplexere Fälle bearbeiten, beraten, entscheiden und Verantwortung übernehmen müssen. Und wahrscheinlich werden Möglichkeiten, die neue Technik eröffnet, auch neue Erwartungen hervorrufen.

Das war bei früheren technischen Veränderungen nicht grundsätzlich anders.

Deshalb würde ich heute nicht darauf wetten, dass die Verwaltung der Zukunft einfach mit deutlich weniger Menschen auskommt. Ich halte es für wahrscheinlicher, dass diese Menschen anders arbeiten und mit technischer Unterstützung mehr leisten können.

Das wäre angesichts des Fachkräftemangels schon ein erheblicher Gewinn.

Auch die Arbeitswelt hat sich verändert

Hinzu kommt eine Entwicklung, die man nicht ignorieren sollte. Die Erwartungen der Menschen an ihre Arbeit haben sich verändert.

Arbeitszeit, Teilzeit, Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Freizeit und persönliche Verfügbarkeit haben heute einen anderen Stellenwert als noch vor Jahrzehnten. Das kann man beklagen oder begrüßen. Für eine Verwaltung ist zunächst entscheidend, dass sie damit umgehen muss.

Gleichzeitig wirken Fachkräftemangel und teilweise hohe Krankenstände. Stellen lassen sich nicht immer problemlos besetzen. Spezialwissen wird knapper. Und manche Aufgaben verlangen Qualifikationen, um die Kommunen mit der Privatwirtschaft und anderen öffentlichen Arbeitgebern konkurrieren.

Die Antwort darauf kann nicht einfach lauten, die vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssten eben mehr leisten.

Denn auch Arbeitskraft ist eine begrenzte Ressource.

Weniger Bürokratie – aber bitte mehr regeln

Vielleicht liegt der größte Widerspruch aber an einer anderen Stelle.

Wir beklagen Bürokratie – und produzieren gleichzeitig ständig neue Regeln.

Wir wünschen uns weniger Verwaltung – und übertragen den Verwaltungen zusätzliche Aufgaben.

Wir fordern schnellere Entscheidungen – und verlangen zugleich zusätzliche Prüfungen, Dokumentationen, Beteiligungen und Kontrollen.

Es wäre allerdings zu einfach, die Ursache dafür allein bei Bund und Land zu suchen. Viele zusätzliche Regeln entstehen nicht aus der Lust des Staates an der Bürokratie. Oft steht am Anfang ein durchaus nachvollziehbarer Wunsch aus der Gesellschaft: Es soll gerechter, genauer oder stärker am konkreten Einzelfall orientiert zugehen.

Ich habe das in meiner Amtszeit immer wieder erlebt.

Die gesplittete Abwassergebühr ist dafür ein gutes Beispiel. Es erscheint zunächst gerecht, bei der Niederschlagswassergebühr danach zu unterscheiden, wie viel Fläche auf einem Grundstück tatsächlich versiegelt ist und wie mit dem dort anfallenden Regenwasser umgegangen wird. Aber aus diesem nachvollziehbaren Gedanken entstand ein erheblicher Aufwand.

Flächen mussten erfasst, Daten ausgewertet und Grundstückseigentümer einbezogen werden. Befliegungen, technische Auswertungen und Ingenieurbüros kosteten viel Geld. Und trotz aller Technik endete die angestrebte Genauigkeit manchmal erstaunlich handfest: Am Ende musste ein Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung mit Meterstab und Maßband ausrücken, um vor Ort eine Versickerungsfläche nachzumessen.

Damit war es nicht getan. Denn wenn ein differenziertes System erst einmal geschaffen ist, muss es anschließend dauerhaft betrieben werden. Grundstücke verändern sich. Flächen werden bebaut oder entsiegelt. Angaben müssen geprüft, Gebührenbescheide angepasst und Rückfragen beantwortet werden.

Ähnliches lässt sich bei anderen Reformen beobachten. Die Grundsteuerreform oder die Neuorganisation der Gutachterausschüsse mögen aus jeweils anderen Gründen entstanden sein. Gemeinsam ist ihnen aber eine Erfahrung: Mehr Differenzierung, mehr Datengrundlagen und der Wunsch nach größerer Gerechtigkeit oder Qualität haben einen Preis. Sie benötigen Verfahren, Technik, externe Fachleute – und am Ende häufig auch kommunales Personal.

Gerade die Neuorganisation der Gutachterausschüsse zeigt dabei, dass Zentralisierung nicht automatisch bedeutet, dass eine Aufgabe für die einzelne Kommune billiger wird. Auch zentralisierte Strukturen müssen finanziert werden. Für die beteiligten Gemeinden können daraus erhebliche Kosten entstehen.

Deshalb greift für mich die verbreitete Forderung nach Bürokratieabbau zu kurz, solange wir nicht auch über die andere Seite sprechen.

Wir wollen gerechte Entscheidungen. Wir wollen möglichst jeden Sonderfall berücksichtigen. Wir wollen Rechtssicherheit. Wir wollen Kontrolle. Wir wollen nachvollziehbare Verfahren. Und wenn irgendwo eine Ungerechtigkeit oder Regelungslücke sichtbar wird, verlangen wir verständlicherweise nach einer besseren Regelung.

Aber jede zusätzliche Differenzierung muss jemand administrieren.

Bürokratie entsteht deshalb nicht nur in Ministerien und Verwaltungen. Sie entsteht auch aus unseren eigenen Ansprüchen an einen modernen Staat.

Wer Bürokratie wirklich abbauen will, darf deshalb nicht nur von den Verwaltungen verlangen, einfacher und schneller zu arbeiten. Wo Gesetze Prüfungen, Nachweise, Differenzierungen und Dokumentationen vorschreiben, hat eine Kommune keinen Spielraum, darauf einfach zu verzichten.

Bürokratieabbau muss deshalb häufig früher beginnen: bei der Frage, welche Genauigkeit und welche Einzelfallgerechtigkeit wir gesetzlich verlangen wollen. Einfachere Regeln können weniger Verwaltungsaufwand bedeuten. Sie können aber auch bedeuten, dass nicht mehr jeder denkbare Sonderfall berücksichtigt wird.

Diese Entscheidung kann die Verwaltung nicht anstelle des Gesetzgebers treffen. Und als Gesellschaft müssen wir uns fragen, ob wir zu diesem Preis tatsächlich bereit sind.

Denn eine einfachere Regelung lässt sich erheblich leichter fordern, solange man nicht selbst derjenige ist, für den sie im Einzelfall ungünstiger ausfällt.

Entscheiden heißt auch verzichten

Damit komme ich zu dem zurück, was für mich zum Kern des Bürgermeisteramtes gehört.

Politische Verantwortung besteht nicht darin, für jedes berechtigte Anliegen eine Lösung versprechen zu können.

Sie besteht darin, zwischen berechtigten Anliegen abzuwägen.

Geld ist begrenzt. Personal ist begrenzt. Recht setzt Grenzen. Und manchmal stehen berechtigte Interessen gegeneinander.

Dann gibt es keine perfekte Entscheidung.

Ein Bürgermeister kann zuhören, erklären, vermitteln und nach besseren Lösungen suchen. Aber irgendwann muss entschieden werden. Und zu einer Entscheidung gehört häufig auch die Aussage, dass etwas nicht, noch nicht oder nicht in dem gewünschten Umfang möglich ist.

Das macht Kommunalpolitik gelegentlich undankbar. Denn Zustimmung erhält man leichter für das, was zusätzlich getan werden soll, als für die Frage, worauf dafür verzichtet werden muss.

Nach 24 Jahren glaube ich deshalb, dass wir in der politischen Diskussion ehrlicher über diesen Zusammenhang sprechen sollten.

Wir können einen leistungsfähigen Staat wollen. Wir können niedrige Abgaben wollen. Wir können weniger Personal und weniger Bürokratie wollen. Wir können höhere Standards, mehr Kontrolle und zusätzliche öffentliche Leistungen wollen.

Nur alles gleichzeitig wird nicht funktionieren.

Politik beginnt dort, wo wir entscheiden, was uns wichtiger ist.

Fortsetzung: „Die Einsamkeit im Amt“

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